Interfone Helpdesk

Introduction 

Guide de démarrage de votre central téléphonique Magic Ip. Vous trouverez dans ce guide toutes les informations nécessaires pour commencer à utiliser les différentes interfaces web connectées à votre central. 

My portal et votre Panneau de contrôle. Ces derniers vous permettent de gérer les paramètres de votre central, mais aussi de votre téléphonie en général chez Interfone.

1. My Portal 

• Allez sur myportal.interfone.cc
• Introduisez votre identifient Interfone et votre mot de passe, obtenus dans le mail de bienvenue chez Interfone. 

Sur My Portal, vous pouvez gérer l’ensemble de votre téléphonie.

Dans l’onglet profil, situé en haut à droite vous retrouvez plusieurs éléments. Vos informations personnelles, vos factures, votre historique des appels, vos documents, etc. 

Dans la rubrique « factures » vous y retrouvez l’ensemble de vos factures. Vous pouvez les télécharger et connaître l’état de paiement. 

Retrouvez l’ensemble de vos appels sortant facturés. Vous avez la possibilité d’effectuer une recherche filtrée en sélectionnant les dates d’une période souhaitée ou en encodant un numéro d’appel selon vos besoins. 

En cliquant sur « exporter », vous pouvez télécharger ce listing en format Excel. 

Sur votre tableau de bord, vous retrouvez plusieurs rubriques.

Sur votre tableau de bord, vous retrouvez plusieurs APPS.

Magic IP 

Gérez les configurations techniques de votre central. Rendez-vous à la page suivante pour tout apprendre sur votre tableau de contrôle. 

 Magic Call Out 

Magic Call Out vous permet de créer et gérer vos campagnes de télémarketing. 

Enregistrements 

Dans la rubrique « Enregistrements », vous retrouvez l’ensemble des fichiers audio de vos appels enregistrés. 

Vous pouvez les écouter, les télécharger ou les supprimer. 

Sélectionnez les dates d’une période souhaitée pour une recherche filtrée.

 Contacts 

Dans « contact », encodez un répertoire commun pour l’entreprise. Ce répertoire apparaitra sur tous les téléphones demandés. 

Pour une longue liste de contacts, vous avez la possibilité d’importer une liste Excel. 

Magic Sim 

Dans la rubrique « Magic Sim », accédez à vos informations sur votre téléphonie et votre consommation mobile.

Support 

Dans la rubrique « support », vous pouvez accéder à notre foire aux questions. Si vous ne trouvez pas de réponse à votre question ou souhaitez nous communiquer un problème, vous pouvez entrer un ticket et notre service technique y répondra dans les plus brefs délais. 

2..Magic IP : Panneau de contrôle

• Allez sur le site Web  control.interfone.co
• Introduisez votre identifiant Interfone, votre mot de passe et le nom du compte que vous avez obtenus dans le mail de bienvenue.

• Cliquez sur « App Exchange »
• Dans « toutes les Apps » activez celles qui vous intéressent.

      Cliquez sur l’application et activez le bouton « on ».

Les applications principales 

SMARTPBX : Gérez toutes les fonctionnalités du système téléphonique de votre  entreprise. Vous pouvez y créer, gérer et supprimer les services de vos utilisateurs. 

VOICEMAILS : Écoutez et téléchargez vos messages vocaux.

FAXES :  Gérez toutes les fonctionnalités liées à votre fax.

3. SmartPBX 

3.1 Tableau de Bord 

Lorsque vous entrez dans l’application « SmartPBX », vous accédez directement à l’onglet « Tableau de bord ». Celui-ci vous fournit un aperçu complet de l’ensemble des services. Vous pouvez y suivre et y gérer toutes les configurations techniques.

3.2 Numéros 

Dans « Numéros », vous retrouvez 2 cases. 

Numéros utilisés avec vos numéros de téléphone et Numéros disponibles avec les numéros de téléphone qui ne sont pas encore utilisés. 

3.3 Utilisateurs 

Dans l’onglet « utilisateurs » vous pouvez créer et gérer les paramètres de chaque utilisateur individuellement. 

3.3.1 réglages utilisateurs 

3.3.2 Téléphones

Dans la case « téléphone », vous pouvez ajouter ou retirer un appareil à votre utilisateur. 

3.3.3 Fonctionnalités

Vous pouvez gérer toutes les fonctionnalités propres à chaque utilisateur tels que le transfert d’appels, la musique d’attente, l’enregistrement d’appels entrants, le mode «  ne pas déranger », etc. 

3.4 Groupes

3.4.1 Création

Dans « groupes », une fois que vous avez assez d’utilisateurs, vous pouvez commencer à créer des groupes. Pour cela, cliquez sur « ajouter  un groupe ». Vous pouvez maintenant le nommer et lui assigner une extension. L’extension correspond au numéro auquel le groupe sera joignable via le central. 

L’interface dispose d’un glisser-déposer très pratique. Faites donc glisser les utilisateurs disponibles (à gauche) vers la droite dans la case des utilisateurs sélectionnés. Appuyez ensuite sur créer groupe. 

Les groupes sont très utiles si vous avez des utilisateurs qui travaillent dans le même service, comme une équipe commerciale ou marketing par exemple. 

 3.4.2 Accueil 

Dans « Nom du groupe » vous pouvez modifier le nom  du groupe et choisir le nombre de répétitions de la séquence d’appels. 

3.4.3 Gestion 

Si vous cliquez dans la colonne « membres » vous définissez votre séquence d’appels. C’est-à-dire la répartition du temps de sonnerie entre les différents utilisateurs. 

3.5 Numéro Principal

3.5.1 Horaires d’entreprise 

Vous pouvez indiquer vos heures d’ouverture et de fermeture ainsi que votre temps de table .

3.5.2 Jour fériés et Vacances 

Vous pouvez aussi définir les jours fériés et les périodes de vacances de votre entreprise.

Attention : si vous ne supprimez pas ou ne modifiez pas les vacances enregistrées, elles le resteront d’année en année. 

3.5.3 Gestion des appels entrants 

Vous avez la possibilité de programmer la manière dont vos appels entrants seront traités pendant les heures d’ouverture, de fermeture, de déjeuner, mais également les vacances annuelles de votre entreprise.

Sélectionnez le mode que vous souhaitez configurer.  Dans notre exemple, nous allons configurer le mode « Bureau ouvert ». Ensuite, choisissez la formule de traitement souhaitée. 

3.5.4 Configuration menu vocal / réceptionniste virtuel

Pour y accéder, cliquez sur réceptionniste virtuel.

3.6 Journal d’appels

Dans l’onglet « journal d’appels », vous accédez à l’historique de tous les appels entrants et sortants. Vous pouvez sélectionner les dates d’une période souhaitée et télécharger un listing. 

Les flèches vertes indiquent les appels entrants et les flèches oranges désignent les appels sortants. 

3.7 Téléphones 

Dans l’onglet « Téléphones » vous pouvez ajouter autant d’appareils que vous le souhaitez. Vous avez également la possibilité de supprimer, d’activer ou de désactiver ces appareils.

En cliquant sur la clé vous pouvez modifier les attributions de chaque téléphone.

3.7.1 Ajouter un téléphone

Lorsque vous ajoutez un nouveau téléphone, vous devez définir le type d’appareil.

3.8 Répondeurs

Dans l’onglet « Répondeurs » vous pouvez configurer vos boites de messagerie. 

En cliquant sur la clé vous pouvez modifier le nom, le numéro et le code PIN de cette boite.